Legal Operations Management – Strategies Proven to Reduce Cost and Increase Efficiency in Legal Departments

リーガル・オペレーション・マネジメント：法務部門におけるコスト削減と業務効率化を実現する戦略

舩津晶子　Strategic Client Solutions, Consilio

近年、急速な環境変化に直面している法曹業界において、業務の複雑化及び増大するワークロードへの効率的な対応は、業種や組織の枠組みを越えた共通課題となっている。このような背景の下、Corporate Legal Operations Consortium (CLOC)が実施した最近の調査によれば、調査対象となった企業法務部門のうち83％が、今後の法務業務需要の拡大を予想しており、また63％が、業務負担の増大およびリソースの確保を、最重要課題として認識していることが明らかになった。

日本においても、契約件数の増加、規制強化や国際取引の拡大に伴うコンプライアンス対応の重要性の高まり、さらにはコーポレート・ガバナンス強化などに起因する法務業務の需要拡大傾向が顕著に見られる。日本経済新聞が2024年に実施した調査によれば、国内の主要企業の約80%が法務人材の不足を訴えており、その主たる要因として法務部門における業務量の増加を挙げられている。

こうした状況を踏まえ、今後の法曹実務全体における構造的課題のソリューションとして、「企業法務におけるリーガル・オペレーション」という機能が、極めて重要な役割を果たすと考えられる。

リーガル・オペレーションとは何か？

リーガル・オペレーション (Legal Operations)とは、一般的に、企業の法務部門がより効率的かつ戦略的に業務を遂行することを可能にするため、プロセス、テクノロジー、予算、リソースなどを最適化・管理する機能と定義される。通常は法務部門内に設置され、法的助言の提供や契約書レビューといった、従来の法的業務の遂行に加え、コスト削減、業務効率化、デジタル化の推進、リスク管理、ビジネス部門との連携強化を通じて、企業全体の成長および競争力向上に資する役割を果たす。

リーガル・オペレーションは、日本国内においては、一般的に周知された概念とは言い難く、その導入も限定的である。現時点では、日本企業における導入率は概ね25-30%とされ、その普及は黎明期にあると評価される。一方、米国においては、1990年代から2000年前後には、専門職として位置付けられるようになっていた。その後、同国においてはリーガル・オペレーションを導入する企業は急速に増加し、トムソン・ロイターズの調査によれば、2021年の時点で80％余りの企業でリーガル・オペレーションまたはそれに相当する役職を設置しているとされる。さらに、年商100億円超の企業に限定した場合、当該機能を有する企業は95％に達するとされ、これは米国におけるリーガル・オペレーションの定着度の高さを示している。

日本におけるリーガル・オペレーションの導入が欧米諸国と比較して遅れている背景には、主として企業法務内における人的および予算的リソースの不足があると指摘されている。複数の調査結果においても、この点が阻害要因として指摘されており、法務業務の需要が拡大する中で、それに対応するためのリソースが十分に確保されていないという現実が明らかになっている。本来であればリーガル・オペレーションの導入が業務の効率化やリソースの最適配分を通じてリソース不足という課題解決を可能にすることが期待される。しかしながら、当該機能を導入するためのリソースが不足しているため、結果的にその導入に踏み切ることができないという、いわば循環構造に陥っているという点が、日本特有の問題として観察される。

とはいえ、近年、さまざまな外的要因の変化が、こうした状況に一定の変化をもたらしつつある。例えば、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴う業務プロセスのデジタル化、また働き方改革関連法の施行は、従来の法務機能のあり方に再考を促す契機となった。こうした社会状況の変化を受け、企業におけるリーガル・オペレーション導入への関心は急速に高まっている。最近の調査によれば、今後1−2年以内にリーガル・オペレーションの体制整備に取り組む意向を示した企業は全体の42.6％にのぼり、また、リーガル・オペレーションの導入または既存の当該機能の強化を希望する法務部門の割合は57％にのぼると報告されている。

リーガル・オペレーションは、今日の企業法務部門が直面する業務の効率化、サービスの質的な向上、社内クライアントの満足度向上、そしてコスト削減といった複合的課題や要求に対して、新しいソリューションを提案、実行する機能である。

言い換えれば、リーガルオペレーションの本質的価値は、業務の正確性を損なうことなく作業効率を向上させ、かつ費用対効果を最大化することである。従来の、ある意味、受動的かつ狭義の法務戦略の枠を超え、プロセス、テクノロジー、予算、リソースなどの経営要素を最適化することにより、より能動的かつ戦略的な法務体制を構築する。このようなプロアクティブな法務戦略を実現する上で、リーガル・オペレーションは中核的役割を果たす機能として、今後その重要性を増していくと考えられる。

リーガル・オペレーションの３つの主要領域

効率性の向上とコスト削減を実現するために、リーガル・オペレーションが具体的にどのような機能を果たしうるのかについて検討する。リーガル・オペレーションが担う機能的領域は多岐にわたるが、ここでは特に相互に関連性を持つ、３つの主要領域に焦点を当てる。

第１の領域はテクノロジーの導入である。慢性的な人材不足を課題とする企業の法務部門において、反復的かつ定型的なマニュアル・タスクから担当者を解放し、戦略的かつ高付加価値の業務にリソースを集中させるためには、テクノロジーの活用が不可欠である。近年、コンプライアンス体制の強化、新型コロナウイルス感染症への対応に起因する業務形態の変化など、社会的要因の変化に対応する形で、法務業務の多くの分野おけるテクノロジーの導入に対する関心が急速に高まりを見せている。

具体的には、以下のようなツールが多くの企業において導入もしくは導入検討の対象となっている。

• コントラクト・マネジメント・システム（Contract Management System）

契約書の作成、承認、更新、保管といった一連の契約関連プロセスを一元的に管理することを可能にするシステムであり、契約のライフサイクル全体の可視化と標準化を実現する。

• 電子請求システム　(E-Billing System)

外部弁護士費用などのリーガル・スペンドをリアルタイムで追跡し、請求書に関するエラーを未然に防ぐ機能を備える。このシステムにより、法務部門のコスト管理の最適化を実現する。

• ドキュメントおよびプロセスの自動化ツール

雇用契約書やM&Aに係る契約書などのリーガル・ドキュメントの作成および管理を自動化する。これにより、プロセス全体の効率化と品質管理を実現する。

これらのテクノロジーを活用することにより、マニュアル業務に起因するヒューマン・エラーのリスクが低減されるとともに、全体の処理プロセスの迅速化を達成することができる。また、プロセスが可視化されることにより業務の進捗管理およびガバナンス強化も可能となる。

さらに近年、リーガル・テクノロジーの分野は、生成AIの登場により、大きな変革の局面に入ったと評価される。既存のリーガル・テクノロジーに生成AIが統合されたことにより、作業工程のさらなる自動化と処理速度の大幅な向上が実現されつつある。さらに生成AIが有する継続的学習機能は、ツールのパフォーマンスを時間とともに継続的に向上させるという点においても特筆に値する。

このような背景から、企業法務部門による生成AI搭載型のリーガル・テクノロジー・ツールへの関心は、急速な高まりを見せている。2024年に行われた調査によれば、40％を超える企業の法務部が2年以内に生成AIツールの導入を検討または準備していると報告されている。

第２の領域は法務業務プロセスの最適化である。この最適化は、既存の法務のワークフローを分析し、非効率性の原因を特定することから始まる。課題が特定された後は、それに応じて不要な作業工程の廃止、また非効率性が認められた工程へのリーガル・テクノロジーの代替が検討される。これを反復的に実施することにより、業務プロセスの最適化が推進される。

法務プロセスの最適化のための主要なアプローチの一つは法務プロセスの標準化および自動化である。特定された課題によって、複数のソリューションから最も適切なものを選択する必要がある。たとえば、契約に関わる法務プロセスの効率性が課題として特定された場合には、契約書の作成、交渉、承認のプロセスを一元的に管理するコントラクト・マネジメント（CLM）の導入が有効である。契約書の雛形を標準化することにより、交渉に要する時間を短縮し、また、その契約書のコンプライアンス適合性の評価が容易となり、また、契約上の義務の履行状況を追跡することが可能となる。これにより、法的対応の漏れ、または遅延を未然に防止できる。

あるいは、訴訟対応におけるプロセス上の課題が認められた場合には、ドキュメント・レビューツールの活用が有効である。これを利用することにより、リーガル・ホールドに関連する煩雑な手続きを自動化し、電子証拠の効率的な収集および管理が可能となる。

また、リーガルサービス全体のプロセスの非効率性や、業務進捗の不透明性が課題として特定された場合には、法務業務に特化したワークフロー管理ツールの導入が効果的である。社内クライアントからの業務依頼の受付や各案件の進捗状況を可視化し、一元的に管理することが可能となる。

このように多様な戦略的アプローチを取ることにより、法務業務の処理時間短縮とリソースの最適配分が実現され、法務部門全体の機能性向上に資することが期待される。

第３の領域として注目すべきは、データ分析の活用である。現代の法務部には極めて膨大かつ多様なデータが蓄積されている。これらのデータをデータベースに集積し可視化、分析を行うことは、法務部および企業全体が最適な意思決定を支援する上で、極めて有効な手段である。

たとえば、法務部門のワークロード、案件処理に要した時間、また費用に関するデータを分析することで、法務部のパフォーマンスを客観的に評価することが可能になる。これにより、リソースの再配分やプロセスの見直しといった、組織運営上必要な対策を講じるための根拠を得ることができる。

あるいは、訴訟に関するデータを分析することから、訴訟のトレンドを読み取るとともに将来のリスクを想定し、新しい訴訟の対応方針決定することを可能になる。

継続的にデータを集積し、分析を繰り返すことにより、法務部は自ら改善すべき点を特定し、各種施策のインパクトを測定、評価し、さらに必要な措置を講じるという好循環を生みだす基盤を作ることができる。

リーガル・スペンドの削減　

近年、企業活動におけるリーガル・スペンドは高水準で推移しており、経営資源配分の観点からその動向に注目が集まっている。2024年に主に米国の企業を対象に実施された調査において、リーガル・スペンドの売上高に対する割合は、業界によって0.5%から3%であることが報告されている。一方、日本の企業を対象にした同様の調査においては、その割合は0.05%から0.5%であった。米国と比較すると、日本企業の法務分野への資本投下率は顕著に低い状況であるが、リーガル・スペンドの絶対額に注目すると、2015年以降、着実な増加傾向が認められる。ある調査によれば、海外市場への進出を積極的に行っている企業群における法務関連費用は、過去5年で20％以上増加していることが明らかとなった。

ここではリーガル・スペンドの削減を達成するための３つの具体的な方策について論じる。

法務マネジメント上、大きな課題となっているリーガル・スペンドの削減の達成を可能にする方策のひとつはE-Billingを利用した支出管理である。

E-Billing（電子請求システム）は、法律事務所やベンダーから提出される請求書を電子的な方法で処理するシステムである。請求書の受領、レビュー、修正、リジェクト、承認といった一連の手続きが、一元的なプラットフォーム上で実行されることを可能にする。このシステムを利用することは、単なるペーパーレス化の実現にとどまらず、全体的な作業効率の向上、また外部弁護士費用を含む法律関連費用の適正化という効果をもたらす。

特に、E-Billingのプラットフォームに提出された請求書のレビューを自動化することにより、過剰請求などの不適切な請求の発見が容易になり、全体的な処理速度の向上も期待できる。また、請求プロセスが標準化されることにより手続き全体の透明性が確保されるため、コンプライアンス上のリスクが軽減される点にも注目すべきである。さらに、システム上に集積されたデータを分析することにより、リーガル・スペンドの実態を正確に把握することが可能となり、より精度の高い予算編成や、正確な支出予測の実現に寄与する。

第２のアプローチとして注目されるのがALSPs（Alternative Legal Service Providers）の活用である。一般的に「代替法務サービスプロバイダー」と翻訳され、伝統的な法律事務所とは異なる形態で法務サービスを提供する事業者を指す。コスト削減、効率向上のもたらす、より洗練された戦略として、近年日本でも、その導入が急速に拡大している。これまで法律事務所あるいは企業内弁護士が担ってきた伝統的な法律業務を、コントラクト・ロイヤーやリーガル・テクノロジー・プロバイダーなどのALSPに必要に応じて戦略的に委託することで、業務の効率化、コスト削減を実現することができる。

ALSP導入によって得られる利点として、主に以下の点が挙げられる：

• 大量かつルーティン化された業務に対し、コスト効率の高い人材を配置することで、社内リソースをより重要度の高い業務へと集中させることができる。
• 業務量や案件の増減に応じて、柔軟にサービスの提供量を調整することが可能になるため、組織の変動に対して迅速に対応することができる。
• 高度な専門性が求められる分野について、外部のエキスパート人材を迅速かつ効率的にアサインすることができる。

第３のアプローチはフィー・アレンジメントの適正化である。法務コスト削減を実現する上で、法律事務所との間で取り決められる報酬体系の最適化は極めて重要な要素である。

法律事務所との取引においては、報酬体系には、伝統的にアワリー・レート（時間単価）が採用されてきた。アワリー・レートはシンプルで透明性が高いという利点がある一方で、予測不可能なコストを生むリスクなどの課題も指摘されてきた。こうした課題に対処するためには、E-Billingやコントラクト・マネジメント・プラットフォームを活用し、システムに集積された過去の取引データを分析することが有効である。これにより、フラット・レート、ボリュームに応じた報酬の設定、成功報酬など、様々な報酬体系の中から、企業にとって最も合理的かつ有利なフィー・アレンジメントを柔軟に、また客観的に選択することが可能となる。

協力体制とコミュニケーションの強化

これまで述べてきた各種の戦略を実効性のあるものとして、その成果を最大化するためには、効果的なコミュニケーションと部門横断的な協力体制の構築が不可欠である。

複雑化また多様化する現代のビジネス環境においては、組織内の各部門の知を結集し、部門を超えた包括的アプローチで課題解決にあたる体制を構築することが大変重要である。法務部門が独立してリーガルワークをこなすのではなく、ファイナンス部門、コンプライアンス部門、IT部門、さらにビジネスユニットと緊密に連携することにより、効率的に課題を解決し、組織全体の経営戦略と整合した価値の提供を行うことが求められる。その部門間連携のハブとしてリーガル・オペレーションが重要な機能を果たす。

部門間連携を実現するためのワークフロー最適化において、重要な施策のひとつが、標準化されたナレッジ・マネジメントのベースの構築である。ナレッジ・マネジメントの目的は個人が保有する知識を組織全体の知識とすることである。これは単に情報を一元的に保管するにとどまらず、知識を戦略的にキャプチャし、体系的に整理・構造化し、必要な情報に効率的にアクセスできるような環境を構築することを意味する。

法務部門では、他部門から類似の問い合わせを繰り返し受けるケースが少なくない。また、過去の案件のデータから、適切な参考情報を探し出す作業に多大な時間がかかることも珍しくない。こうした非効率を解消し、迅速かつ最適な意思決定を可能にするために、ナレッジ・マネジメントのベースを構築することは極めて有効な手段であると言える。

また、チーム内およびビジネス関係者との円滑なコミュニケーションを実現し、個人の知識を集団の知識として共有するナレッジ・マネジメント・ベースの構築するためには、コラボレーション・プラットフォーム、コミュニケーション・ツールを戦略的に活用することが有効である。特に法務部門においては、各種ニーズに即したツールを活用することにより、以下のような具体的な効果を得ることが可能になる。

• ランダムに交換されていたeメールによる情報交換の削減
• 契約書レビューから案件終了までのリードタイムの短縮
• 社内クライアントおよび部内における、重複する内容の問い合わせの大幅な減少

これらの改善は、単なるオペレーション上の効率性の向上のみならず、ステイクホルダーの満足度および法務部門の生産性向上をも実現する。

成果の数量化と継続的な改善

コスト・コンシャスな企業において、伝統的にコストセンターとして認識されてきた法務業務が、企業経営のための戦略的パートナーとして‘認識されるためには、その業務の価値が客観的かつ説得力のある数値によって具体的に示されることが不可欠である。法務業務の成果を定量化し、社内クライアントからのフィードバックを分析、理解し、それに基づいてプロセスの継続的な改善を行うことにより、円滑な法務業務運営が促進される。

それでは法務業務の成果とは、具体的に何を意味するのか。一般的には、サービスの質、業務効率、コスト削減といった用語で表現されることが多いが、これらはいずれも定義が曖昧であると言える。よって現状の正確な把握は改善の指針を得るためには、客観的に測定可能な指標を用いることが不可欠である。こうした指標による定量的評価は、「質」、「効率」、「価値」などの抽象的な概念に明確な定義を与える。

法務業務の成果を測定するために活用される指標は、その目的によって様々なものが選択されるが、以下が代表的なものであると言える。

• 法律的案件における業務の処理時間
• コスト削減効果
• 内部および外部の人的リソースの活用状況
• 法務およびコンプライアンス上のリスク管理

これらの指標を利用して成果を定期的に測定することにより、法務部門は自らの戦略的価値をより的確に社内に伝達し、企業全体の経営目標との整合性を一層高めることが可能となる。

指標を活用して現状を分析し、それを基に業務の適正化を実施した後、次に重要となるのは、法務業務に対する定期的なフィードバックの収集である。定期的なサーベイの実施や、個別案件終了時に当該プロセスの適切性を評価する機会を設けることにより、社内クライアントおよび部門内部からフィードバックを体系的に収集する。収集されたフィードバックは、業務プロセスや関連するテクノロジーの定期的に見直しの基礎となり、変化するビジネスニーズに適応するために必要な改善点を特定する上で重要な役割を果たす。

このように、指標を用いて法務部門の生産性および提供する価値を定量的に評価し、さらに社内クライアントからのフィードバックを継続的に収集・分析することで、課題の特定とその解決、また法務業務プロセスそのものの改善を促進するという好循環が形成される。これにより、企業のニーズに即した機能的かつ柔軟な法務部門の構築が可能となり、ひいては企業全体の競争力および価値の向上に寄与する重要な要素となる。

まとめ

本稿において、リーガル・オペレーションが果たしうる機能と、その重要性がかつてないほどに高まっている背景について考察した。急速に複雑化、広域化が進む現代のビジネス環境において、企業にはその活動全体において高度な対応が求められている。これに連動して、法務部門に課される役割もまた飛躍的に拡大し、またその戦略的意義も増している。

こうしたニーズの変化に適応するには、法務部門のあり方が、従来の受動的な法務機能にとどまることなく、企業の経営目標達成に資する、より能動的かつ先見的な戦略立案実行型へと進化することが不可欠である。その変革を実現するための中核的機能として、リーガル・オペレーションは極めて重要な役割を担っていると言える。

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