法成-法務務と成成長

Consilioストラテジック・クライアント・ソリューションズ担当船津明子

今日の急速に変化する法的環境において、ますます複雑で増大するワークロードを効率的に管理することは、業界や組織全体で共通の課題となっています。コーポレート・リーガル・オペレーションズ・コンソーシアム (CLOC) が最近行った調査によると、米国では以下のことが行われています。

• 法務部門の 83% が、法務サービスに対する需要の増加を見込んでいます。
• 63% が、ワークロードとリソースの制限を最大の課題として挙げています。

この傾向は日本でもはっきりと表れています。次のような要因により、リーガルサービスに対する需要は急激に増加しています。

• 取り扱い契約数の増加、
• 規制要件とグローバルなコンプライアンス義務の強化、および
• コーポレートガバナンス慣行の強化

日経新聞による2024年の調査によると、日本の主要企業の約80％が法律専門家の不足を報告しています。その主な理由として、社内の法務部門が担当する法務業務の量が増加したことが挙げられます。

こうした状況を踏まえ、今後、法務業界が直面する課題を解決するための最も重要な解決策の一つは、企業の法務部門内の「法務業務」の機能であると考えています。

私たちは何を法務業務として分類しますか？

法務業務とは、プロセス、テクノロジー、予算、リソースの最適化と管理に焦点を当てた職務を指します。これにより、法務部門はより効率的かつ戦略的に業務を遂行できるようになります。法務業務は通常、法務部門内に配置され、従来の法務業務の遂行にとどまりません。コスト削減、業務効率、デジタル変革、リスク管理、他の事業部門との連携の強化を通じて、ビジネスの成長を支援し、競争力を高める上で重要な役割を果たします。

法務業務の概念は、採用率が約25〜30％と推定される日本ではまだ比較的馴染みがないかもしれませんが、米国における法務業務の歴史は驚くほど長いです。2000年代初頭には、法務業務が専門的な役割として認識されるようになったのは確かです。それ以来、法務業務を実施する企業の数は急速に増加しています。トムソン・ロイターの調査によると、2021年までに、米国の企業の 80% 以上が法務業務部門または同等の役割を担っていました。年間収益が100億円（約1億米ドル）を超える企業では、その割合は 95% に上昇しています。

日本での法的業務の導入が比較的遅いのはなぜですか？複数の調査で、企業の法務部門における人的資源と予算的資源の不足が主な理由として指摘されています。法務業務は、増大する法務サービスへの需要に応えるための潜在的なソリューションとして認識されていますが、多くの企業では逆説に陥っています。法務業務の必要性を理解しているのに、それを実施するための人員や財源が不足しているということです。これは一種の悪循環を生み出します。

しかし、この状況は近年変化し始めています。新型コロナウイルスのパンデミックによって推進された社内プロセスのデジタルトランスフォーメーションと、日本における働き方改革法の制定は、変化のきっかけとなっています。その結果、法務業務への関心が急速に高まっています。

最近の調査によると、日本企業の42.6％が今後1〜2年以内に法務業務機能を設立する予定であると答え、日本の企業法務部門の57％が法務業務機能の導入または強化を計画していると回答しました。

法務業務は、業務効率の向上、法務サービスの質の向上、社内顧客（社内の他の部署など）の満足度の向上、コスト削減の推進など、今日の企業法務部門が直面している課題や要求に対する新しいソリューションを提供します。

したがって、法務業務の主な目的は、法務業務の正確性と完全性を損なうことなく、効率を高め、コスト削減を実現することです。

法務業務能力は、従来のやや事後対応型の法務戦略を超えるものです。これらは、プロセス、テクノロジー、予算、リソースの最適化に焦点を当てた、より積極的な法務戦略を構築し、実施するための基礎となります。このように、法務部門が現代のビジネス環境においてどのように機能するかを変革する上で、法務業務は中心的な役割を果たします。

法務業務の取り組みの主要分野は？

法務業務は幅広い分野を対象としていますが、法務業務が実際にどのように機能して効率を高め、コストを削減できるかを詳しく見ていきましょう。密接に関連している主要分野は、次の 3 つです。

1. テクノロジーの採用
2. プロセス最適化
3. データ分析

慢性的に人員不足に陥っている企業の法務部門の多くにとって、反復的な手作業を減らし、法務チームがより戦略的で価値の高い業務に集中できるようにするには、テクノロジーの活用が不可欠です。近年、コンプライアンス規制の複雑化や、新型コロナウイルスのパンデミックなどの社会的変化により、法務業務におけるテクノロジーの活用への関心が高まっています。

最も注目すべきテクノロジーは以下のとおりです。

• 契約管理システム。起草や承認から更新や更新まで、契約に関連するすべてのプロセスを一元化します。
• 電子請求プラットフォーム:法定支出をリアルタイムで追跡し、請求ミスを未然に防ぐのに役立ちます。
• 雇用契約書やM&A関連文書などの法的文書の作成と管理を支援する文書自動化ツールにより、手作業による起草の必要性が減ります。

これらのテクノロジーは、すでに多くの企業で実装が検討されています。手作業を減らすことで、人為的ミスのリスクを軽減し、全体的な処理時間を大幅に短縮できます。

さらに、GenAIの出現により、リーガルテクノロジー環境は新たな変革段階に入りました。GenAI が既存のリーガルテクノロジーに統合されたことで、法務業務の自動化が大幅に進み、処理と所要時間が短縮されました。GenAI 対応ツールの最大の利点の 1 つは、継続的に学習して改善できることです。つまり、時間が経つにつれてパフォーマンスが向上します。

これらのツールは、法律業界で大きな注目を集めています。2024 年に実施された調査によると、企業の法務部門の 40% 以上が、今後 2 年以内に GenAI ツールの導入を検討している、または導入準備を進めていると報告しています。

2つ目の重要な分野は、法務業務におけるプロセスの最適化です。そのためには、まず法務ワークフローを徹底的に分析して、非効率性やボトルネックを特定します。法務部門が直面する課題の多くは、非効率的なプロセスに起因しています。こうした課題が特定されれば、企業は冗長な手順を排除するか、時代遅れのプロセスをリーガルテクノロジーソリューションに置き換えることができます。この反復的なアプローチにより、法務部門はワークフローを再構築し、合理化することができます。

最適化の効果的な方法の 1 つは、法務プロセスの標準化と自動化です。企業は特定された課題に基づいて、適切なソリューションを選択する必要があります。たとえば、契約ライフサイクルで非効率な点が見つかった場合、CLM の導入は非常に効果的です。CLM は契約の起草、交渉、承認を自動化するのに役立ちます。契約テンプレートを標準化すると、交渉時間が短縮され、コンプライアンスレビューが容易になり、義務を追跡して見落としや遅延を防ぐことができます。

問題が訴訟管理にある場合は、文書レビュープラットフォームを使用するとリーガルホールドプロセスが簡素化され、電子証拠の効率的な管理が可能になります。

あるいは、法務サービス提供の全体的な非効率性と透明性の欠如が問題となっている場合は、法律に特化したワークフロー管理ツールを導入することが強力な解決策となる可能性があります。これらのツールは、社内のクライアントのリクエストを視覚化して一元管理し、法的事項の進捗状況を追跡するのに役立ちます。

これらのさまざまな戦略的アプローチを採用することで、法務部門は処理時間を大幅に短縮し、リソース割り当てを最適化できます。

3つ目の主要分野はデータ分析です。企業の法務部門は膨大な量のデータを管理しています。このデータをデータベースに一元化し、可視化し、効果的に分析することは、法務部門とより広範な組織の両方が、情報に基づいた戦略的な意思決定を行うのに役立ちます。

たとえば、法務部門の業務負荷、訴訟処理時間、法務支出に関するデータを分析することで、法務部門は自社の業績を客観的に評価できます。これにより、最も必要とされる場所にリソースを再配分するなどの必要なアクションが可能になります。

同様に、訴訟関連データを分析することで、法務部門は紛争の傾向を特定し、将来の法的リスクを予測し、積極的な訴訟戦略を策定することができます。

法務部門は、継続的に新しいデータを収集し、継続的に分析を行うことで、改善すべき領域を特定し、実施された戦略の影響を測定し、それに応じて的を絞った措置を講じるという改善の好循環を生み出します。

法務費の削減

近年、企業における法務支出は比較的高い水準にとどまっています。主に米国に拠点を置く企業を対象に実施された2024年の調査によると、法務支出が企業収益に占める割合は、業界によって異なりますが、0.5～ 3% の範囲です。対照的に、日本に拠点を置く企業を対象に実施された調査では、この比率は 0.05% から 0.5% の範囲であることが示唆されています。

これらの数字は、日本企業が米国企業と比較して法務関連業務への投資が大幅に少ないことを示唆していますが、他のデータでは、2015年以降、日本企業の法務支出が明らかに増加傾向にあることが示されています。特に、国際事業に従事する企業では、過去5年間で訴訟費用が 20% 以上増加したと報告されています。

ここでは、法務費を削減するための実践的な戦略を3つご紹介します。

1. 電子請求と支出管理
2. アウトソーシングおよび代替法務サービスプロバイダー (ALSP)
3. 料金の取り決め

この増大する法務支出の課題に取り組むための最も効果的なアプローチの1つは、電子請求および支出管理システムの導入です。電子請求とは、電子請求システムの使用を指します。これらのシステムにより、法律事務所やサービスプロバイダーは請求書を電子的に提出できるため、受領、レビュー、修正、拒否、承認などのエンドツーエンド処理を単一のプラットフォーム内で行うことができます。電子請求はペーパーレス化だけではありません。業務効率を高めると同時に、法務関連費用、特に外部弁護士費用の管理における費用を最適化できる可能性があります。

提出された請求書の確認を自動化することで、企業は過大請求などの請求エラーをより簡単に特定でき、請求書処理に必要な時間を大幅に短縮できます。さらに、請求プロセスを標準化することで透明性が高まり、ひいてはコンプライアンスリスクが軽減されます。

おそらく最も重要なのは、電子請求システムを通じて収集された一元化されたデータを分析して、法務支出の傾向を明確に把握できることです。これにより、支出の予測可能性が高まり、法務部門の予算編成と財務計画がより正確になります。

2つ目のアプローチは、ALSP、つまり代替法務サービスプロバイダーの活用です。これらは日本語ではしばしば「代替法業者」と訳されます。これらの機関は、従来の法律事務所とは異なる方法で法務サービスを提供しています。コスト削減と効率化を実現するためのより洗練された戦略として、近年、日本ではALSPの採用が急速に拡大しています。

以前は法律事務所や社内弁護士が担当していた従来の法的業務を、低コストの契約弁護士やリーガルテクノロジープロバイダーに戦略的にアウトソーシングすることで、組織はより効率的でコスト削減を実現できます。

ALSPを活用する具体的なメリットには、次のようなものがあります。

• 大量または日常的な法務タスクを低コストの専門家に割り当て、社内リソースがより重要で価値の高い仕事に集中できるようにします。
• 必要に応じてサービスの量を調整できるスケーラビリティ。
• ニッチまたは複雑な法務分野の専門知識に迅速かつ効率的にアクセスできます。

そして最後に、3つ目の重要なアプローチは、手数料の取り決めの最適化です。有意義なコスト削減を実現するには、弁護士費用を適切に体系化することが不可欠です。従来、法律事務所では時間単位の請求が標準的な料金体系でした。時間単位の料金には、わかりやすくわかりやすいという利点がありますが、予測できないコストが発生するリスクなどの課題もあります。

電子請求や契約管理システムなどのプラットフォームを活用することで、組織はこれらのシステムに保存されている過去の請求データを分析できます。これにより、問題の性質や会社の戦略的ニーズに応じて、定額制請求、ボリュームベースの請求、成功に基づく手数料など、さまざまな方法から最も有利な手数料体系をより柔軟かつ客観的に選択できます。

コラボレーションとコミュニケーションの強化

上記の戦略を成功裏に実施するには、効果的なコミュニケーションと部門間のコラボレーションが不可欠です。法務部門は、単独で業務を行うのではなく、財務、コンプライアンス、IT、事業部門と緊密に連携して取り組む必要があります。

このようなコラボレーションは、より効率的な問題解決を可能にし、最終的には企業全体の価値の向上につながります。このような状況において、法務業務は中心的なハブとして機能し、ワークフローを最適化し、部門間の効果的な協力を促進します。

ワークフローを最適化するための重要なアプローチの1つは、標準化されたナレッジマネジメントの基盤を確立し、個人の知識を組織の知識に変換することです。つまり、法務部門や会社の情報を 1 か所に保存するだけでなく、戦略的に収集、整理して、必要なときにいつでもその情報に効率的にアクセスできるようにすることです。法務部門は、他の部署からの同じ種類の質問に繰り返し回答するのが一般的です。また、時事問題に取り組む際には、過去のケースの膨大なアーカイブから関連する洞察を引き出すことがしばしば必要になります。

利害関係者が集合的な知識にアクセスできる環境、つまり強固な知識管理基盤を構築することで、組織は繰り返し発生する課題を解決し、より多くの情報に基づいた意思決定をより迅速に行うことができます。

チーム内およびビジネス関係者との円滑なコミュニケーションを確保し、個人の知識を共有された組織的インテリジェンスに変換する知識管理基盤を構築するには、コラボレーションプラットフォームとコミュニケーションツールの使用が非常に効果的です。

法務部門の特定のニーズに合わせたツールを活用することで、組織は次のような具体的なメリットを得ることができます。

• ランダムなメール交換の量の減少、
• 契約締結および訴訟解決までの期間の短縮、および
• 社内や部署間の問い合わせの繰り返しが大幅に減りました。

これらの改善は、業務の効率化だけでなく、利害関係者の満足度や法務チームの生産性の向上にも貢献します。

成功の測定と継続的改善

コスト意識の高い企業では、法務部門は従来、コストセンターと見なされてきました。法務業務が単なる支援部門としてだけでなく、企業経営における戦略的パートナーとして認識されるためには、客観的で説得力のあるデータを用いて法務業務の価値を示すことが不可欠です。

価値や成功成果を定量化し、社内クライアントからのフィードバックを分析・理解し、そのフィードバックに基づいて継続的なプロセス改善に柔軟に対応することで、法務サービスの円滑な運営を大幅に強化することができます。しかし、正確には「成功」とはどのようなものなのでしょうか。サービスの質、効率、価値などの用語はよく使われますが、文脈がないと曖昧になりがちです。

測定可能で客観的なデータがなければ、現在の状況を正確に評価したり、有意義な改善を実施したりすることは困難です。そこで、重要業績評価指標 (KPI) の使用が重要になります。KPI は、「品質」や「価値」などの抽象的な概念をより具体的で測定可能なものにするのに役立ちます。

法的パフォーマンスを評価するための一般的なKPIには以下が含まれます。

• 法的事項のターンアラウンドタイム
• コスト削減と予算効率
• 社内外の法的資源の活用
• 法的リスクとコンプライアンスリスクの管理

これらの指標を定期的に測定することで、法務部門は戦略的価値をよりよく伝え、全体的なビジネス目標とより緊密に連携することができます。

KPI を使用して現状を分析し、必要な最適化を行った後、次の重要なステップは、社内クライアントと法務部門の両方からフィードバックを収集することです。これは、定期的な調査を通じて行うことも、法的事項の終結時にレビューチェックポイントを取り入れてプロセスが効果的に実施されたかどうかを評価することによって行うこともできます。法務チームは、このフィードバックを活用してワークフローとテクノロジーを定期的に見直し、進化するビジネスニーズに適応するための改善の機会を特定できます。このサイクルを継続的にたどることで、指標による法務パフォーマンスの定量化、体系的なフィードバックの収集、そしてその両方を継続的な改善の推進に活用することで、法務部門は会社の戦略的目標に沿った強力で付加価値のある機能となります。そうすることで、法務チームはリスクの軽減とコンプライアンスだけでなく、企業全体の価値の向上にも貢献します。

結論

この記事では、法務業務とは何か、なぜ法務業務がこれまで以上に重要になっているのかを探りました。今日のビジネス環境がより複雑になり、グローバル化するにつれ、法務部門に対する要求は変化し続け、対象範囲と戦略的重要性の両方が拡大しています。これらの要求に応えるには、従来の事後対応型の法的支援から、より積極的で将来を見据えたアプローチへの移行が必要です。法務業務はこの変革を実現する鍵であり、法務チームがより大きな価値を提供し、効率を高め、ビジネス目標とより密接に連携できるように支援します。

船津明子/ afunatsu@consilio.com

ストラテジック・クライアント・ソリューション担当ディレクター

コンシリオ

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コンシリオについて

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法務部門の日々の効率を高めるために、クライアントと相談して電子請求、案件管理、契約ライフサイクル管理システムなどの実現技術を実装したり、外部支出分析や基本的な法務プロセスの低コストチームへのアウトソーシングなどのプロセス改善を支援したりします。また、「Lawyers On Demand」事業を通じて経験豊富な社内カウンセルを提供し、正社員の採用が理想的なソリューションではない状況で、企業クライアントが追加の専門的な社内リソースを必要とするプロジェクトを管理できるよう支援しています。

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